Rechtliches

Datenschutzerklärung

Wie personenbezogene Daten auf der Website vocavo.pro und in der Plattform vocavo verarbeitet werden.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:

Datenschutzbeauftragter: [OFFEN: Ob ein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss]

Für die Verarbeitung in der Plattform gilt eine Besonderheit: Betreibt ein Unternehmen seine Websites und Landingpages mit vocavo, ist das Unternehmen Verantwortlicher für die Daten seiner Website-Besucherinnen und -Besucher und seiner Interessenten (Leads), und wir sind sein Auftragsverarbeiter. Abschnitt 8 beschreibt diese Rollenverteilung.

2. Hosting und technische Bereitstellung

Die Website und die Plattform werden bei [OFFEN: Hosting-Anbieter mit Anschrift und Serverstandort] gehostet. Die Server verwalten wir mit [OFFEN: Werkzeug zur Serververwaltung, falls eines eingesetzt wird] .

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unseres Angebots auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sofern Daten im Rahmen vertraglicher Nutzung verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit eingesetzten Dienstleistern schließen wir, soweit erforderlich, Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

3. Zugriffsdaten und Server-Logs

Beim Aufruf der Website, der Plattform und der Websites unserer Kundinnen und Kunden werden technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, angeforderte Inhalte, Browsertyp, Betriebssystem sowie Referrer-Informationen.

Diese Verarbeitung dient der Systemsicherheit, Fehleranalyse und dem stabilen Betrieb unseres Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Abwehr von Angriffen und der Aufklärung von Störungen. Die Protokolle werden nach [OFFEN: Speicherdauer der Server- und Anwendungsprotokolle] gelöscht, es sei denn, ein konkreter Sicherheitsvorfall macht eine längere Aufbewahrung zur Aufklärung erforderlich. Ein Werkzeug zur Fehlerüberwachung eines Drittanbieters setzen wir nicht ein.

4. Cookies und Reichweitenmessung

Auf vocavo.pro setzen wir nur technisch notwendige Cookies:

• vocavo-session: das Sitzungs-Cookie. Es hält die Sprache, die du gewählt hast, den Stand der Anmeldung und nach der Anmeldung deine Sitzung. Es läuft nach 120 Minuten ohne Aktivität ab. Die Sitzung selbst speichern wir in unserer Datenbank, mit IP-Adresse und Browserkennung, damit wir Missbrauch erkennen können.
• XSRF-TOKEN: ein Sicherheits-Cookie gegen gefälschte Formularübermittlungen, gleiche Laufzeit.
• remember_web_…: wird erst gesetzt, wenn du dich angemeldet hast, und hält dich angemeldet, bis du dich abmeldest, längstens 400 Tage.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Weitere Cookies setzen wir auf vocavo.pro nicht, deshalb gibt es hier auch kein Cookie-Banner.

Die Nutzung von vocavo.pro messen wir nicht: Auf diesen Seiten läuft kein Analyse- oder Werbeskript, auch nicht von Dritten.

Die Websites, die unsere Kundinnen und Kunden mit vocavo betreiben, zählt vocavo ohne Cookies und ohne Speicherung der IP-Adresse: Aus IP-Adresse und Browserkennung wird mit einem täglich wechselnden Schlüssel eine Kennung gebildet, die nur Tagesstatistiken ermöglicht und kein Wiedererkennen über den Tag hinaus. Was darüber hinaus auf diesen Websites nur mit Einwilligung geschieht, beschreibt Abschnitt 8.

5. Schriftarten und externe Inhalte

Auf vocavo.pro liefern wir die eingesetzten Schriftarten von unseren eigenen Servern aus; eine Verbindung zu Google Fonts oder vergleichbaren Diensten stellen wir dabei nicht her. Die Websites unserer Kundinnen und Kunden sind so voreingestellt, dass sie ihre Schriftarten ebenfalls von unseren Servern laden und eingebettete Dienste Dritter wie Videos oder die Preistabelle von Stripe erst laden, wenn die Besucherin oder der Besucher sie anklickt. Unsere Kundinnen und Kunden können auf ihren Websites jedoch Dienste Dritter einbinden, etwa Werbe- und Analysedienste, die erst nach Einwilligung laden. Für die Website eines Kunden ist der jeweilige Kunde verantwortlich; Informationen dazu findest du in dessen Datenschutzerklärung.

6. Kontaktaufnahme und Registrierung

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir deine Angaben zur Bearbeitung deiner Anfrage und für mögliche Anschlusskommunikation.

Legst du über die Registrierung auf vocavo.pro ein Konto an, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und den Namen deiner Firma. Wir schicken dir eine E-Mail mit einem Anmeldelink und einem sechsstelligen Code; beide speichern wir nur als Prüfwert (Hash), sie gelten 15 Minuten und nur einmal. Erst wenn du deine Adresse damit bestätigst, legen wir dein Nutzerkonto und dein Konto für die Firma an. Ist deine Adresse schon registriert, bekommst du stattdessen eine Anmeldemail.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Durchführung des Vertrags oder vorvertraglichen Maßnahmen auf deine Anfrage dient. Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir eine Anfrage spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt. Nicht bestätigte Registrierungen löschen wir nach [OFFEN: Frist für nicht bestätigte Registrierungen; abgelaufene Anmeldelinks werden derzeit nicht automatisch gelöscht] . Handelsrechtliche oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

7. Nutzerkonto und Anbindung an Claude und ChatGPT

Für ein Nutzerkonto verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und die Zugehörigkeit zu Konten mit der jeweiligen Rolle. Die Anmeldung erfolgt über einen Link oder Code per E-Mail, ohne Passwort.

Verbindest du vocavo mit Claude, ChatGPT oder einem anderen Programm, das das Model Context Protocol (MCP) nutzt, erteilst du dem jeweiligen Programm über ein Anmeldeverfahren (OAuth) Zugriff auf dein Konto. Dabei erhalten wir vom Programm seinen Namen und die Adressen, an die es nach der Anmeldung zurückleitet, und speichern dafür Zugangstoken (gültig 15 Tage, erneuerbar bis 60 Tage). Über diese Verbindung erhalten wir nur, was das Programm in deinem Auftrag an vocavo schickt, also die Aufgaben und Inhalte für deine Websites, nicht dein übriges Gespräch. Änderungen an Websites speichern wir mit Versionen, und Regeln, die du dir merken lässt („Merke dir …“), mit Zeitpunkt und Urheber, damit sie nachvollziehbar sind. Rückmeldungen, die du über die Funktion „Feedback senden“ schickst, speichern wir mit deinem Konto; Zugangsdaten und Schlüssel darin entfernen wir vor dem Speichern.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Nachvollziehbarkeit von Änderungen zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit von Änderungen.

8. Datenverarbeitung im Auftrag unserer Kundinnen und Kunden

Unsere Kundinnen und Kunden verarbeiten mit vocavo insbesondere:

• die Inhalte ihrer Websites und Landingpages;
• Anfragen (Leads) aus ihren Formularen mit den Angaben, die die Person einträgt, etwa Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nachricht, sowie die Herkunft der Anfrage (Seite, Einstiegsseite, verweisende Website, Kampagnenparameter) und den Text und Zeitpunkt einer Einwilligung; die Anfragen gehen per E-Mail an die vom Kunden genannte Adresse und, wenn der Kunde es einrichtet, an seinen Webhook oder sein HubSpot (Abschnitt 8a);
• Einwilligungen der Besucherinnen und Besucher im Cookie-Banner ihrer Website (Cookie „we_consent“) und, nur mit dieser Einwilligung, die Messung über Dienste wie Meta Pixel, Google Ads oder Google Analytics, die der Kunde auf seiner Website einbindet;
• nur mit Einwilligung in die Meta-Messung: die Übermittlung von Anfragen, Käufen und gewonnenen Kunden an die Conversions API von Meta, mit Browserkennung, auf Wunsch des Kunden IP-Adresse und mit SHA-256-Hashes von E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Namen; ohne Einwilligung verlässt nichts davon unseren Server;
• Käufe über Stripe auf ihren Websites: Stripe meldet uns den Kauf (Betrag, Währung, Zeitpunkt, auf Wunsch des Kunden die E-Mail-Adresse der Käuferin oder des Käufers), damit der Kunde sieht, welche Seite und welche Anzeige zu einem Kauf geführt hat; Zahlungsdaten erhalten wir nicht;
• ob aus einer Anfrage ein Kunde geworden ist, wie es der Kunde meldet oder aus seinem HubSpot übernimmt.

Für diese Daten ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter und verarbeiten die Daten ausschließlich nach seiner Weisung auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellen wir unseren Kundinnen und Kunden auf Anfrage zur Verfügung. Wenn du als Besucherin oder Besucher einer solchen Website oder als Interessent Auskunft über deine Daten möchtest, wende dich bitte an den Betreiber der Website; wendest du dich an uns, leiten wir dein Anliegen unverzüglich weiter.

Für den Qualitätscheck öffnet vocavo die Seiten unserer Kundinnen und Kunden in einem eigenen Browser auf unserem Server und speichert Bildschirmfotos der Seiten; dabei werden keine Daten von Besucherinnen und Besuchern verarbeitet.

8a. Verbindung mit HubSpot

Kundinnen und Kunden können vocavo auf eigenen Wunsch mit ihrem HubSpot-Konto verbinden. Dann übermitteln wir jede neue Anfrage als Kontakt an dieses HubSpot-Konto und lesen auf Wunsch zurück, ob daraus ein Kunde geworden ist. Die Zugangsschlüssel speichern wir verschlüsselt. Die Verbindung kann jederzeit getrennt werden; dabei löschen wir die gespeicherten Zugangsschlüssel. Für diese Übermittlung ist der Kunde Verantwortlicher; HubSpot ist sein Dienstleister.

9. Künstliche Intelligenz

9.1 KI-Chatprogramme, die du selbst verbindest

Wenn du vocavo mit Claude (Anthropic) oder ChatGPT (OpenAI) verbindest, rufst du über deinen eigenen Zugang bei diesem Anbieter Daten aus vocavo ab und gibst Änderungen in Auftrag. Was der Anbieter mit deinen Gesprächen und den abgerufenen Inhalten macht, richtet sich nach deinem Vertrag und deinen Einstellungen bei diesem Anbieter. Der Anbieter ist dabei nicht unser Auftragsverarbeiter.

Kundinnen und Kunden sollten deshalb über den Chat nur die Daten von Interessenten abrufen, die sie für die jeweilige Aufgabe brauchen, und die Datenschutzeinstellungen ihres KI-Anbieters prüfen.

9.2 Eigene KI-Dienste

vocavo selbst setzt derzeit keine KI-Dienste Dritter ein. Ändert sich das, ergänzen wir diese Erklärung vorher.

10. Zahlungen über Stripe

Die Pläne von vocavo bezahlst du über Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland). Den Kauf und die Verwaltung von Zahlungsart und Rechnungen erledigst du auf Seiten von Stripe; deine Zahlungsdaten gibst du direkt bei Stripe ein, wir erhalten sie nicht. Wir speichern die Kennung deines Kunden bei Stripe, den Plan und seinen Status, die Art der Zahlungsart und deren letzte vier Ziffern. Für die Berechnung der Umsatzsteuer erhebt Stripe die Rechnungsadresse und gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten als eigener Verantwortlicher nach den für Zahlungsdienstleister geltenden Vorgaben.

11. Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff, die ihn zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Darüber hinaus geben wir Daten an folgende Kategorien von Empfängern weiter:

• Auftragsverarbeiter, ausschließlich weisungsgebunden:
  • [OFFEN: Hosting-Anbieter] – Hosting von Plattform, Datenbank und Websites
  • [OFFEN: Anbieter für den Versand der E-Mails] – Versand der Anmeldemails, der Benachrichtigungen über neue Anfragen und weiterer Systemmails
  • Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland – Zahlungsabwicklung und Rechnungen der vocavo-Pläne; Irland; Verarbeitung auch in den USA
  Für Daten, die wir im Auftrag unserer Kundinnen und Kunden verarbeiten, ist diese Liste der Anhang „Subunternehmen“ unseres Vertrags zur Auftragsverarbeitung.
• Dienste, die unsere Kundinnen und Kunden selbst verbinden oder einrichten (HubSpot, die Conversions API von Meta, eigene Webhooks, Stripe für Käufe auf ihren Websites), erhalten auf Weisung des Kunden die dafür nötigen Daten (Abschnitte 8 und 8a).
• Berufsträger und Behörden, soweit wir gesetzlich zur Auskunft verpflichtet sind oder die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche dies erfordert.

Wir geben keine personenbezogenen Daten zu Werbezwecken an Dritte weiter und verkaufen keine Daten.

12. Übermittlung in Drittländer

Einzelne Dienstleister haben ihren Sitz in den USA oder gehören zu Unternehmen mit Sitz in den USA (Stripe, und je nach Einrichtung durch den Kunden HubSpot und Meta; [OFFEN: Hosting- und E-Mail-Anbieter ergänzen, falls zutreffend] ). Eine Verarbeitung in den USA ist dabei nicht ausgeschlossen. Diese Übermittlungen stützen wir auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger dort zertifiziert ist, andernfalls auf Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Eine Kopie der vereinbarten Garantien stellen wir auf Anfrage unter [OFFEN: Datenschutz-E-Mail-Adresse von vocavo] zur Verfügung.

13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Wie mit einer Anfrage umgegangen wird, entscheidet ein Mensch beim jeweiligen Kunden.

14. Speicherdauer

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Danach werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Für Daten, die wir im Auftrag unserer Kundinnen und Kunden verarbeiten, bestimmt der jeweilige Kunde die Speicherdauer.

15. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu deiner Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe Abschnitt 16)

Wenn eine Verarbeitung auf deiner Einwilligung beruht, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Zur Wahrnehmung deiner Rechte erreichst du uns unter [OFFEN: Datenschutz-E-Mail-Adresse von vocavo] . Betrifft dein Anliegen Daten, die ein Kunde in vocavo über dich führt, gilt Abschnitt 8.

16. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Du hast das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, soweit diese auf Grundlage eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt und sich der Widerspruch auf Gründe stützt, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben. Legst du Widerspruch ein, verarbeiten wir deine Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die deine Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden deine Daten zum Zweck von Direktwerbung verarbeitet, kannst du jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen. Der Widerspruch ist an keine Form gebunden; eine E-Mail an [OFFEN: Datenschutz-E-Mail-Adresse von vocavo] genügt.

17. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Auffassung bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt.

Zuständige Aufsichtsbehörde:

18. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand November 2026. Wir passen sie an, wenn sich rechtliche, technische oder geschäftliche Rahmenbedingungen ändern, etwa wenn neue Funktionen von vocavo verfügbar werden.